প্রতিষ্ঠানের ইউনিট লেভেল কর্মীদের কাজের বিশ্লেষণ (অধ্যায় ১.২)

রায় ওয়ার্ল্ড (প্রা.) লি.-এর ব্যবস্থাপনা পরিচালক হলেন সৌমিক চন্দ্র সেন। তিনি তার প্রতিষ্ঠানে নতুন একটি উৎপাদন ইউনিট যুক্ত করতে চাচ্ছেন। এজন্য তিনি একজন উৎপাদন ব্যবস্থাপক, তিনজন সহকারী উৎপাদন ব্যবস্থাপক এবং ২৭ জন উৎপাদন কর্মী নিয়োগ দেওয়ার পরিকল্পনা নেন। তিনি প্রতিষ্ঠানের উৎপাদন ব্যবস্থাপক, সহকারী ব্যবস্থাপক ও কর্মীদের কী কী কাজ করতে হবে, কী কী দায়িত্ব পালন করতে হবে এবং কার জন্য কী রকম কাজের পরিবেশ দরকার হবে এগুলো পর্যালোচনা করে নির্ধারণ করলেন। এরপর এ পদগুলোর কোন পদে কোন ধরনের শিক্ষাগত যোগ্যতাসম্পন্ন লোকের প্রয়োজন হবে, প্রত্যেক পদের জন্য কেমন দক্ষতা, গুণ ও অভিজ্ঞতার প্রয়োজন হবে তা ঠিক করলেন। তিনি চিন্তা করছেন যে এভাবে সঠিক মানের লোক নিয়োগ দেওয়া সম্ভব হবে। উপরিউক্ত ঘটনায় রায় চন্দ্র সেন নতুন উৎপাদন ইউনিটের কর্মীদের ব্যাপারে যে পর্যালোচনা ও সিদ্ধান্ত নিলেন তাকে কার্য বিশ্লেষণ বলা হবে।

কার্য বিশ্লেষণ হলো একটি কাজের ভেতর-বাহির অনুসন্ধানের পদ্ধতিগত প্রক্রিয়া। এর মাধ্যমে কাজের বিস্তারিত বিবরণ, কাজের পরিবেশ, ঝুঁকি, কার্য-উপকরণ প্রভৃতি সম্পর্কে জানা যায়। আবার, কার্য বিশ্লেষণের মাধ্যমে নিযুক্ত কর্মীর দায়িত্ব-কর্তব্য ও দায়বদ্ধতা সম্পর্কে ধারণা পাওয়া যায়। এর মাধ্যমে আরও জানা যায় কার্যক্ষেত্রে মূলত কী ঘটছে এবং নির্ধারিত কাজের জন্য কর্মীদের কী ধরনের দক্ষতা, যোগ্যতা ও অভিজ্ঞতা দরকার।

কার্য বিশ্লেষণে যেসব তথ্য সংগ্রহ করা হয় তা হলো-

• একটি প্রতিষ্ঠানের কাজের ধরন কী?

• সংগঠন বা প্রতিষ্ঠানের প্রকৃতি এবং কাঠামো কী ধরনের? 

• এই কাঠামোর সঙ্গে কী ধরনের লোকবল প্রয়োজন?

• প্রতিষ্ঠানের একটি কাজের সাথে অন্য কাজের সম্পর্ক কী?

• উল্লিখিত কাজের জন্য কর্মীদের কী ধরনের গুণাবলি এবং প্রাতিষ্ঠানিক শিক্ষা প্রয়োজন ?

• কাজের সুবিধার জন্য অবকাঠামোগত সুবিধার বিধান কী? [এগুলো হতে পারে ব্যবস্থাপকদের জন্য এবং তত্ত্বাবধায়কদের জন্য আলাদা কেবিন, শ্রমিকদের জন্য স্বাস্থ্যকর জায়গা, স্টোর কিপার বা ভাণ্ডার রক্ষকদের জন্য পর্যাপ্ত সুবিধা প্রভৃতি।]

ওপরের আলোচনার প্রেক্ষিতে বলা যায়, একটি নির্দিষ্ট কাজ সম্পাদন করতে কর্মীর কী ধরনের যোগ্যতা ও গুণাবলির প্রয়োজন এবং কার্যক্ষেত্রের উপকরণগুলো কী কী হতে পারে তার বিশ্লেষণ হলো কার্য বিশ্লেষণ ।

কার্য বিশ্লেষণ ও কার্যফল মূল্যায়নের পার্থক্য (Differences between Job Analysis and Performance Appraisal)

কার্য বিশ্লেষণ ও কার্যফল মূল্যায়ন উভয়ই ব্যবস্থাপনার গুরুত্বপূর্ণ কাজের অন্তর্ভুক্ত। হিউম্যান রিসোর্স ম্যানেজমেন্টে এ দুটিই ব্যবহৃত হয়। তবে এ দুটির মধ্যে ধরন ও কার্যক্ষেত্রে অনেক পার্থক্য রয়েছে। নিচে এ দুটির পার্থক্য বর্ণনা করা হলো-

পরিশেষে বলা যায়, কার্য বিশ্লেষণ হলো কাজ নিয়ে গবেষণা। আর কার্যফল মূল্যায়ন হলো কর্মীর সম্পাদিত কাজ নিয়ে পর্যালোচনা। এ দুটি বিষয়ের মধ্যে উপরিউক্ত পার্থক্যসমূহ দেখা যায় ।

কার্য বিশ্লেষণের উদ্দেশ্য (Objectives of Job Analysis)

কার্য বিশ্লেষণ হলো একটি প্রক্রিয়া যাতে কার্য সম্পাদনের বর্তমান পদ্ধতি, যে অবস্থার মধ্যে কার্যটি করা হয়। সে অবস্থা, অন্যান্য কাজের সঙ্গে এর সম্পর্ক প্রভৃতি বিবরণ তৈরি করা হয়। কার্য বিশ্লেষণের মূল উদ্দেশ্য হলো বর্তমান মুহূর্তে কীভাবে ব্যবসায়ের বিভিন্ন অংশ সম্পাদিত হচ্ছে তা কর্তৃপক্ষকে দেখানো। যেসব উদ্দেশ্যে কার্য বিশ্লেষণ করা হয় তা নিচে বর্ণনা করা হলো—

→ কর্মী সংগ্রহ ও নির্বাচন (Recruitment and selection of employees): কার্য বিশ্লেষণ হলো এমন একটি পদ্ধতি যা দ্বারা প্রত্যেক কার্য সংক্রান্ত তথ্যাবলি নিয়মতান্ত্রিকভাবে খুঁজে বের করে লিপিবদ্ধ করা হয়। এ বিশ্লেষণের মাধ্যমে জানা যায় কোনো নির্দিষ্ট কাজের জন্য কর্মীদের কী কী গুণাবলি থাকা দরকার। এসব বিষয় সম্পর্কে অবগত থাকায় কর্মী সংগ্রহ ও নির্বাচন সহজ হয়।

→ কার্য মূল্যায়ন (Job evaluation) : প্রাতিষ্ঠানিক কৌশল পুনঃনির্ধারণ এবং তুলনামূলক ভালো ফলাফল লাভে প্রত্যেকটি কাজের আপেক্ষিক মূল্য নিরূপণ করার কাজকে কার্য মূল্যায়ন বলে। কার্য বিশ্লেষণের মাধ্যমে বিভিন্ন কার্য সম্পর্কে প্রাপ্ত সুস্পষ্ট ধারণার ভিত্তিতে প্রত্যেকটি পদের তুলনামূলক গুরুত্ব/মূল্য নির্ধারণ করা সহজ হয়।

→ প্রশিক্ষণ (Training): কর্মীদের প্রশিক্ষণের উদ্দেশ্যেও কার্য বিশ্লেষণ করা হয়। কোনো কাজের ধরন, দায়িত্ব প্রভৃতি সম্পর্কে তথ্য জানার পর ঐ কাজে নিযুক্ত কর্মীদের প্রশিক্ষণের ব্যবস্থা করা যায়। তাই প্রশিক্ষণ দেওয়ার উদ্দেশ্যে কার্য বিশ্লেষণ করতে হয়।

→ মজুরি নির্ধারণ (Determining the wages) : কর্মীদের মজুরির পরিমাণ নির্ধারণের উদ্দেশ্যে কার্য বিশ্লেষণের প্রয়োজন হয়। এরূপ বিশ্লেষণের মাধ্যমে একটি কাজের প্রকৃতি, গুরুত্ব প্রভৃতি সম্পর্কে বিস্তারিত ধারণা পাওয়া যায়। ফলে ঐ কাজে নিযুক্ত কর্মীদের মজুরি নির্ধারণের কাজটি সহজ হয়।

→ কর্মীদের বদলি ও পদোন্নতি (Transfer and promotion of employees): কর্মীদের বদলি ও পদোন্নতি প্রদানের উদ্দেশ্যে কার্য বিশ্লেষণ করা হয়। কার্য বিশ্লেষণের পরই কর্মীদের যোগ্যতা বিবেচনা করে তাদেরকে উচ্চ পদে পদোন্নতি দেওয়া হয়। এছাড়া কর্মীদের এক জায়গা হতে অন্যত্র বদলির ক্ষেত্রেও কার্য বিশ্লেষণের প্রয়োজন হয়।

→ সুষ্ঠু কার্য পরিবেশ নিশ্চিত করা (Ensuring sound work environment): কার্য বিশ্লেষণের মাধ্যমে প্রতিষ্ঠানের কার্য পরিবেশ সম্পর্কে একটি সম্যক ধারণা পাওয়া যায়। এক্ষেত্রে প্রাপ্ত তথ্যাদির ভিত্তিতে সমস্যাসমূহ চিহ্নিতকরণ এবং কার্য পরিবেশ উন্নয়নে প্রয়োজনীয় পদক্ষেপ নির্ধারণ করা সহজ হয়।

→ সুষ্ঠু পদ বণ্টন (Post distribution ): প্রতিষ্ঠানে নিয়োজিত কর্মীদের দক্ষতা, অভিজ্ঞতা, ব্যক্তিগত পছন্দ, সামর্থ্য ও প্রাপ্ত প্রশিক্ষণের চিত্র কার্য বিশ্লেষণের মাধ্যমে পাওয়া যায়। এর ভিত্তিতে সুষ্ঠুভাবে পদ বণ্টন করা যায়। এর মাধ্যমে সাংগঠনিক অগ্রযাত্রা জোরদার করা যায়।

→ কার্যফল বা দক্ষতা মূল্যায়ন ( Performance evaluation): কার্য বিশ্লেষণের মাধ্যমে প্রত্যেকটি কাজের একটি সুষ্ঠু মান নির্ধারণ করা হয়। এভাবে প্রাপ্ত মানদণ্ডের ভিত্তিতে নিয়োজিত কর্মীদের কার্যফল বা দক্ষতা মূল্যায়ন করা হয়। এটি কর্মীদের দক্ষতা উন্নয়নে বিভিন্ন ব্যবস্থা গ্রহণেও সহায়তা করে।

→ শ্রম ব্যবস্থাপনা সম্পর্ক জোরদারকরণ (Strengthening the labour management relationship): কার্য বিশ্লেষণের মাধ্যমে ব্যবস্থাপনা কর্তৃপক্ষ শ্রমিকদের অনেক কাছাকাছি যেতে পারে। এছাড়াও এর মাধ্যমে শ্রমিকদের বিভিন্ন চাহিদা পূরণ করে তাদের উন্নতি সাধনের চেষ্টা করে । এভাবে এটি প্রতিষ্ঠানে শ্রম ব্যবস্থাপনা সম্পর্কের উন্নয়নে বা জোরদারকরণে ভূমিকা রাখে।

→ দায়িত্ব পালন যাচাইকরণ (Verifying responsibility): বিভিন্ন পদে কর্মরত ব্যক্তিদের আন্তরিক দায়িত্ব পালন সাংগঠনিক লক্ষ্যার্জনের জন্য আবশ্যক। কার্য বিশ্লেষণের মাধ্যমে কর্মীদের দায়িত্ব পালনের যে চিত্র পাওয়া যায় তার ভিত্তিতে এর উন্নয়নে প্রয়োজনীয় পদক্ষেপ নেওয়া সহজ হয়।

পরিশেষে বলা যায়, সুষ্ঠুভাবে প্রাতিষ্ঠানিক কার্য সম্পাদনের জন্য কার্য বিশ্লেষণ একটি গুরুত্বপূর্ণ হাতিয়ার। এর মাধ্যমে হিউম্যান রিসোর্স ম্যানেজার তার কাজ সঠিকভাবে করতে পারে। আর, উপরিউক্ত উদ্দেশ্যে প্রতিষ্ঠানে কার্য বিশ্লেষণ করা হয়।

কার্য বিশ্লেষণের প্রয়োজনীয়তা (Necessity of Job Analysis) 

প্রতিষ্ঠানের বিভিন্ন কার্যের মধ্যে সম্পর্ক নির্ধারণ করার জন্য তথ্য সংগ্রহ ও লিপিবদ্ধ করার নাম কার্য বিশ্লেষণ। এই কার্য বিশ্লেষণ করা কর্মী বিভাগের একটি গুরুত্বপূর্ণ কাজ। তাই বিভিন্ন ক্ষেত্রে এ বিশ্লেষণের যথেষ্ট প্রয়োজন রয়েছে। নিচে এর প্রয়োজনের বিভিন্ন দিক আলোচনা করা হলো—

→ পদ মূল্যায়ন (Post evaluation) : কোনো পদের গুরুত্ব ও প্রয়োজনীয়তা নির্ণয়কে পদ মূল্যায়ন বলে। প্রতিষ্ঠানের কার্য বিশ্লেষণের ফলে পদ মূল্যায়ন করা সহজ হয়। এরূপ বিশ্লেষণের ওপর পদ মূল্যায়নের সফলতা নির্ভর করে। আর একটি প্রতিষ্ঠানের দক্ষতা পরিমাপের জন্য পদ মূল্যায়ন করার প্রয়োজন হয়। তাই কার্য বিশ্লেষণ একটি জরুরি বিষয়।

→ উৎপাদন পদ্ধতির উন্নয়ন (Developing the production system): বর্তমান প্রতিযোগিতাপূর্ণ বিশ্বে সফলতার জন্য উন্নত প্রযুক্তির বিকল্প নেই। আর, উৎপাদন প্রক্রিয়া উন্নত করতে হলে কার্য বিশ্লেষণ অপরিহার্য। এরূপ কার্য বিশ্লেষণ নতুন ও উন্নত উৎপাদন পদ্ধতির প্রয়োজনীয়তার স্তর নির্ধারণে সহায়তা করে থাকে।

→ হিউম্যান রিসোর্স পরিকল্পনা (Human resource planning) : শিল্প কারখানার শ্রমিকদের অসন্তোষের কারণ অনুসন্ধান করতে হলে কার্য বিশ্লেষণের সাহায্য নিতে হয়। কার্য বিশ্লেষণে প্রতিটি কাজের বৈশিষ্ট্যকে আলাদাভাবে উপস্থাপন করা হয়। কর্মীদের যোগ্যতা ও দক্ষতার সঙ্গে কাজের মিল না থাকলে সেখান থেকে অসন্তোষের সৃষ্টি হয়। এরূপ কার্য বিশ্লেষণের ফলে হিউম্যান রিসোর্স পরিকল্পনা সঠিকভাবে করা তুলনামূলক সহজ হয়।

→ পরিচালনার সুবিধা ( Advantage of direction) কার্য বিশ্লেষণ একটি বিশেষ প্রক্রিয়া। এ থেকে কোনো কাজ সম্বন্ধে জানার পর ঐ কাজের জন্য উপযুক্ত কর্মীদের যোগ্যতা ও কর্ম প্রবণতা সম্পর্কেও তথ্য পাওয়া যায় । এতে কর্মীদের মধ্যে শৃঙ্খলা রক্ষার জন্য প্রয়োজনীয় নির্দেশনা দেওয়া যায় ।

→ প্রশিক্ষণ কর্মসূচি (Training program) : কার্য বিশ্লেষণ দ্বারা কোনো একটি নির্দিষ্ট কাজের বৈশিষ্ট্য এবং ঐ কাজে কোন ধরনের যোগ্যতার কর্মী নিয়োগ করা যায় তা জানা যায়। ফলে প্রত্যেক কাজের বৈশিষ্ট্য অনুযায়ী কার্যকর প্রশিক্ষণ কর্মসূচি গ্রহণ করা যায়। এভাবে প্রশিক্ষণ সফল করার জন্য কার্য বিশ্লেষণ প্রয়োজন।

→ মজুরি ও বেতন নির্ধারণ (Determining the wages and salaries): কার্য বিশ্লেষণ থেকে একটি কাজ এবং এতে নিযুক্ত কর্মী সম্বন্ধে বিস্তারিত তথ্য পাওয়া যায়। এসব তথ্য কর্মীদের বেতন ও মজুরি নির্ধারণে সহায়তা করে। তাই প্রতিষ্ঠানের বিভিন্ন কাজের জন্য পৃথক পৃথক মজুরি ব্যবস্থা নির্ধারণ করার জন্য কার্য বিশ্লেষণ প্রয়োজন ।

→ কর্মী নির্বাচন (Selection of employees) : কর্মী নির্বাচনের জন্য কার্য বিশ্লেষণ একটি গুরুত্বপূর্ণ উপাদান। এ ধরনের বিশ্লেষণের মাধ্যমে জানা যায় কী ধরনের কর্মী নির্বাচন করতে হবে এবং তাদের কী ধরনের যোগ্যতার প্রয়োজন। তাই, কর্মী নির্বাচন সুষ্ঠু ও বাস্তবভিত্তিক করতে হলে কার্য বিশ্লেষণ অত্যন্ত জরুরি।

 →কর্মী প্রশাসন (Employee administration): কার্য বিশ্লেষণে, কার্য মূল্যায়ন, কার্যফল মূল্যায়ন, কর্মীদের দায়িত্ব পালন যাচাই প্রভৃতি পদক্ষেপ নেওয়া হয়। এভাবে কার্য বিশ্লেষণ প্রক্রিয়ায় একটি পদের গুরুত্ব, দায়িত্ব এবং কর্মীর দক্ষতা, অভিজ্ঞতা, দায়িত্ববোধসহ সার্বিক যোগ্যতা যাচাই করা যায়। এগুলোর সহায়তায় কর্মীদের পরিচালনা করা সহজ হয় ও সঠিকভাবে নিয়ন্ত্রণ করা যায়।

→ মজুরি ও বেতন প্রশাসন (Pay administration): কার্য বিশ্লেষণের মাধ্যমে কর্মীর দায়িত্ব, কর্তব্য, দক্ষতা, কার্য সম্পাদন প্রভৃতি বিষয়াদির যথাযথ মূল্যায়ন সম্ভব হয়। ফলে কার্যের সঠিক মূল্য নিরূপণের মাধ্যমে বেতন ও ভাতাদি নির্ধারণ করা সহজ হয়।

→ কার্য পরিবেশ উন্নয়ন (Developing job environment ) : সুষ্ঠু কার্য পরিবেশ কাজ করার জন্য জরুরি। কার্য বিশ্লেষণের মাধ্যমে কার্য সম্পাদনের প্রয়োজনীয় পরিবেশ সম্বন্ধে একটি সম্যক ধারণা পাওয়া যায়। এতে সুষ্ঠু পরিবেশ সংরক্ষণের মাধ্যমে কর্মীদের থেকে ভালো কাজ পাওয়া সম্ভব হয়।

পরিশেষে বলা যায়, হিউম্যান রিসোর্স ম্যানেজমেন্টের একটি গুরুত্বপূর্ণ উপাদান বা হাতিয়ার হলো কার্য বিশ্লেষণ। বিভিন্ন উদ্দেশ্যে এটি পরিচালনা করা হয়। আর, উপরিউক্ত কারণে কার্য বিশ্লেষণ করা প্রতিষ্ঠানের জন্য খুবই প্রয়োজনীয় একটি বিষয়।

কার্য বিশ্লেষণের পদ্ধতি (Methods of Job Analysis )

কোনো নির্দিষ্ট কাজের দায়িত্ব ও কার্য পরিচালনা সংক্রান্ত যাবতীয় তথ্য সংগ্রহ ও পর্যালোচনা করার প্রক্রিয়াকে কার্য বিশ্লেষণ বলা হয়। হিউম্যান রিসোর্স ব্যবস্থাপনার ক্ষেত্রে কার্য বিশ্লেষণ বিশেষ প্রয়োজন। প্রতিষ্ঠানে যোগ্যতাসম্পন্ন কর্মী নিয়োগ থেকে শুরু করে কর্মীদের বেতন ও ভাতা নির্ধারণ, ফলাফল মূল্যায়ন, প্রশিক্ষণ প্রদান ও দায়িত্ব পালন নিশ্চিত করার জন্য কার্য বিশ্লেষণ দরকার হয়। কার্য বিশ্লেষণের নির্দিষ্ট পদ্ধতি রয়েছে। নিচে এ পদ্ধতিগুলোর বর্ণনা দেওয়া হলো-

১. প্রশ্নমালা পদ্ধতি (Questionnaire method): কার্য বিশ্লেষণের প্রথম পদ্ধতি হলো প্রশ্নমালা পদ্ধতি বা Questionnaire method এ পদ্ধতি অনুযায়ী কর্মীদের কাছ থেকে কাজ সম্পর্কিত তথ্য, কৌশল, সুবিধা-অসুবিধা প্রভৃতি বিষয়ে তথ্য জানার জন্য একটি প্রশ্নমালা তৈরি করা হয়। এতে সংশ্লিষ্ট কার্য সংক্রান্ত অনেকগুলো প্রশ্ন থাকে। এ প্রশ্নপত্র কর্মীদের মধ্যে সরবরাহ করা হয়। কর্মীগণ এসব প্রশ্নের উত্তর লিখিতভাবে প্রদান করে। এক্ষেত্রে কর্মীগণ প্রয়োজনে তত্ত্বাবধায়ক বা কর্মকর্তার সহায়তা নিতে পারে। এ প্রশ্নমালা বিতরণ করার উদ্দেশ্য কর্মীদেরকে আগেই বুঝিয়ে দিতে হবে। এ ব্যবস্থায় তারা স্বতঃস্ফূর্তভাবে উত্তর দিতে আগ্রহী হয়। 

২. সাক্ষাৎকার পদ্ধতি (Interview method) : কার্য বিশ্লেষণের একটি সুপ্রতিষ্ঠিত পদ্ধতি হলো সাক্ষাৎকার পদ্ধতি। সাক্ষাৎকার পদ্ধতিতে ব্যবস্থাপক কর্মীদেরকে তার কক্ষে ডেকে আনেন এবং কার্য সংক্রান্ত বিভিন্ন প্রশ্ন করেন। এর প্রেক্ষিতে তাদের উত্তর লিপিবদ্ধ করেন। এ পদ্ধতিতে কর্মীগণও সরাসরি ব্যবস্থাপকের সঙ্গে আলোচনার সুযোগ পান। এভাবে একটি কার্য সম্পর্কে বিস্তারিত তথ্য পাওয়া যায়।

৩. পর্যবেক্ষণ পদ্ধতি (Observation method): কার্য বিশ্লেষণের একটি গুরুত্বপূর্ণ পদ্ধতি হলো পর্যবেক্ষণ পদ্ধতি। এ পদ্ধতিতে কর্মীদের কার্যাবলি পর্যবেক্ষণের জন্য কিছু সুদক্ষ পর্যবেক্ষক নিয়োগ করা হয়। তারা কাজ চলাকালীন সময়ে কর্মীর কার্য সম্পাদন প্রক্রিয়া প্রত্যক্ষভাবে পর্যবেক্ষণ করেন। এর ভিত্তিতে সংশ্লিষ্ট পদের কাজ, কার্য পরিবেশ, সুযোগ-সুবিধা, দায়িত্ব, কর্তব্য প্রভৃতি লিখে দেন। এর বিপরীতে কর্মীর যোগ্যতা অর্থাৎ শারীরিক সক্ষমতা, কৌশলগত দক্ষতা, সময়ের ব্যবহার এসব বিষয় পর্যবেক্ষণ করে শিটে লিখে রাখেন। পরবর্তীতে এ পর্যবেক্ষণ শিট পর্যালোচনার মাধ্যমে কার্য বিশ্লেষণ করা হয়।

৪. সম্মিলিত পদ্ধতি (Combined method): কার্যকর ফল পাওয়ার জন্য ওপরে আলোচিত একাধিক পদ্ধতির সমন্বয়ে কার্য সম্বন্ধে তথ্যাবলি সংগ্রহ করা যেতে পারে। সম্মিলিত বা যুগ্ম পদ্ধতি ব্যবহারে সঠিক ও সম্পূর্ণ তথ্য পাওয়া যায়। তাই কার্য সম্বন্ধে সুনির্দিষ্ট তথ্য সংগ্রহে অনেকে সাক্ষাৎকার ও পর্যবেক্ষণের সমন্বয়ে কার্য বিশ্লেষণ করে থাকেন। অন্যান্য পদ্ধতিতে যেসব বিষয় তাৎক্ষণিকভাবে বোঝা যায় না সাক্ষাৎকারের মাধ্যমে তা জানা যায়। আবার, পর্যবেক্ষণের মাধ্যমে অন্যান্য পদ্ধতিতে সংগৃহীত তথ্যাবলির যথার্থতা যাচাই করা যায়।

৫. তালিকা পদ্ধতি (Check list method): এ পদ্ধতিতে একটি পদের কার্যাবলির বিস্তারিত তালিকা বা চেকলিস্ট প্রণয়ন করা হয়। এরপর কর্মীদেরকে তাদের কাজের বিভিন্ন দিকগুলোতে টিক চিহ্ন (√) দিতে বলা হয়। কার্য সম্বন্ধে তথ্য সংগ্রহ ও বিন্যাসের জন্য পরীক্ষা তালিকা একটি সহজ পদ্ধতি। তবে এ পদ্ধতি প্রয়োগ করতে হলে দক্ষ ও অভিজ্ঞ লোক দিয়ে কাজের বিবরণী তৈরি করতে হয়।

৬. ডায়রি পদ্ধতি (Diary method) : এ পদ্ধতিতে কোনো কর্মীকে তার প্রাত্যহিক কার্যকলাপ, কার্য প্রক্রিয়া এবং কার্য সম্পাদনের সময় সংক্রান্ত বিবরণ ডায়রি বা রোজনামচার আকারে লিপিবদ্ধ করে রাখতে বলা হয়। এ কাজ বিশ্বস্ততার সাথে করা হলে প্রশ্নপত্র (Questionnaire) ও পরীক্ষা তালিকা পদ্ধতিতে (Check list method) সংঘটিত ভুলত্রুটি পরিহার করা সম্ভব। ব্যবস্থাপনা ও নির্বাহী পদের জন্য রোজনামচা পদ্ধতি খুবই উপযোগী। তবে এ পদ্ধতিতে সময়ের অপব্যয় ও কার্যভার বৃদ্ধি পায় ।

৭. জটিল ঘটনা পদ্ধতি (Critical incidents method): এ পদ্ধতিতে প্রতিষ্ঠানের অত্যন্ত জটিল ও গুরুত্বপূর্ণ ঘটনাসমূহ বিশ্লেষণ করে তথ্য সংগ্রহ করা হয়। কার্য বিশ্লেষক প্রতিটি কার্যে কর্মীর প্রত্যেক প্রকার আচরণের উপস্থিতি বা অনুপস্থিতির মাত্রা নির্ধারণ সম্পর্কিত তথ্য সংগ্রহ করে থাকেন। ১৯৫৪ সালে ফ্যানাজেন (Flanagen) এ পদ্ধতি উদ্ভাবন করেন। তার মতে, “প্রত্যেকটি কার্যে কিছু জটিল আচরণের উপস্থিতি থাকে বিধায় এর থেকে সঠিক কার্য আচরণ সম্পর্কে জানা যায়।”

৮. বিশেষজ্ঞ সম্মেলন পদ্ধতি (Specialists conference method): এ পদ্ধতিতে কার্য সম্পর্কে যথেষ্ট জ্ঞান ও অভিজ্ঞতাসম্পন্ন তত্ত্বাবধায়ক ও বিশেষজ্ঞদের গুরুত্বপূর্ণ মতামতের ভিত্তিতে কার্য বিশ্লেষণ করা হয়। অর্থাৎ, এ পদ্ধতিতে কোনো সুনির্দিষ্ট কার্য বিশ্লেষণের লক্ষ্যে কার্য সংশ্লিষ্ট বিভিন্ন দিক; যেমন- কারিগরি দিক, কৌশলগত দিক, অর্থনৈতিক দিক প্রভৃতি বিষয়ে বিশেষজ্ঞ ব্যক্তিদের মতামত গুরুত্বসহকারে বিবেচনা করা হয়। কোনো নির্দিষ্ট কার্যের বিভিন্ন বিষয়ে বিশেষজ্ঞগণ সংশ্লিষ্ট দিকসমূহ সম্পর্কে পরিষ্কার ও পরিপূর্ণ ধারণা রাখেন। ফলে তাদের সম্মিলিত মতামতের ভিত্তিতে প্রাপ্ত কার্য বিশ্লেষণ যথেষ্ট সমৃদ্ধ হয়ে থাকে। তবে যদি প্রথম অনুমিতিটি সত্য না হয়; অর্থাৎ, নির্বাচিত বিশেষজ্ঞগণ সংশ্লিষ্ট বিষয়ে যথার্থ জ্ঞান ও অভিজ্ঞতা না রাখেন সেক্ষেত্রে কার্য বিশ্লেষণটি সুষ্ঠু ও সঠিক না হওয়ার সম্ভাবনা থাকে।

কার্য বিশ্লেষণের পদ্ধতিগুলোর সাফল্য নির্ভর করে কার্য বিশ্লেষক এবং উত্তরদাতা বা অংশগ্রহণকারীদের যোগ্যতা বা দক্ষতার ওপর। তাদের জ্ঞানের গভীরতা কার্য বিশ্লেষণকে সহজ করে তোলে। কার্য বিশ্লেষণের বিস্তারিত তথ্য সংগ্রহের জন্য উল্লিখিত পদ্ধতিসমূহের এক বা একাধিক পদ্ধতি ব্যবহার করা যায়। তবে একাধিক পদ্ধতি ব্যবহারে কার্য বিষয়ে বিস্তারিত তথ্য সংগ্রহ সঠিক হয়।

কার্য বিশ্লেষণের প্রকারভেদ (Types of Job Analysis )

কার্য বিশ্লেষণ হলো এক ধরনের তথ্যভাণ্ডার। এখান থেকে সহজে এবং দ্রুত কোনো কর্মী সংক্রান্ত তথ্য ও তার কাজের অবস্থা সম্পর্কে জানা যায়। কার্য বিশ্লেষণের প্রকার ও ধরনগুলো নিচে বর্ণনা করা হলো—

→ পদের নাম ও অবস্থা (Name and position of the job) : কার্য বিশ্লেষণের প্রধান ও প্রথম কাজ হলো পদের নাম ও তার অবস্থান নির্দিষ্ট করা। এক্ষেত্রে পদের ও অবস্থানের সঙ্গে সঙ্গতিপূর্ণ নাম রাখা উচিত । 

→ কাজের বর্ণনা (Description of the job) : পদের নামকরণের পর এই পদের কী কী কাজ তা বর্ণনা করতে হয়। কাজের বর্ণনা অবশ্যই সংক্ষিপ্ত এবং সুস্পষ্ট হতে হবে।

→ দায়িত্ব ও কর্তব্য (Responsibility and duty) : প্রত্যেক পদেরই আলাদা ও বিশেষ কিছু দায়িত্ব ও কর্তব্য থাকে। কার্য বিশ্লেষণের এই পর্যায়ে পদের দায়িত্ব ও কর্তব্য সম্পর্কে আলোচনা থাকে ।

→ অন্যান্য পদের সাথে সম্পর্ক (Relation with others post) : সংগঠনের প্রত্যেক পদের সাথেই অন্যান্য পদের সম্পর্ক থাকে। সংগঠন চার্ট থেকে এই সম্পর্কের ব্যাপারে সহজেই বোঝা যায়। কার্য বিশ্লেষণে একটি পদের সাথে অন্য একটি পদের কী সম্পর্ক সে সম্বন্ধে সুস্পষ্ট এবং সংক্ষিপ্ত বর্ণনা প্রদান করা হয় ।

→ কাজের পরিবেশ (Work enviroment) : একজন কর্মীকে কোন পরিবেশে কাজ করতে হবে তা আগে থেকেই জানা প্রয়োজন। তাই কাজের পরিবেশ বর্ণনাও কার্য বিশ্লেষণের একটি গুরুত্বপূর্ণ অংশ। → ঝুঁকি (Risks) : অর্পিত কাজটি কতখানি ঝুঁকিপূর্ণ বা আদৌ তাতে ঝুঁকি আছে বা নেই সে সম্পর্কে সুস্পষ্টভাবে জানতে হবে। তাই ঝুঁকি বর্ণনা কার্য বিশ্লেষণের গুরুত্বপূর্ণ বিষয়।

→ ব্যক্তিগত বৈশিষ্ট্য (Personal attributes) : কোনো একটি নির্দিষ্ট পদের জন্য প্রয়োজনীয় ব্যক্তির কী কী বৈশিষ্ট্য বা গুণাবলি থাকা উচিত তা এখানে উল্লেখ করতে হয়। যেমন- শিক্ষা, অভিজ্ঞতা, দক্ষতা, যোগ্যতা, ধৈর্য প্রভৃতি। এগুলো কার্য বিশ্লেষণের বড় অংশ জুড়ে থাকে।

→ শারীরিক দক্ষতা ও অবস্থা (Physical competence and condition) : একেকটি কাজের জন্য একেক ধরনের শারীরিক দক্ষতা ও অবস্থার প্রয়োজন হয়। কায়িক শ্রম এবং দাপ্তরিক কাজের ক্ষেত্রে ভিন্ন দৈহিক গুণাবলি দরকার। এভাবে কোন কাজের জন্য শারীরিক দক্ষতা কেমন হওয়া উচিত তা উল্লেখ করতে হবে।

→ মানসিক দক্ষতা ও অবস্থা (Mental skills and condition) : কোনো একটি কাজের ক্ষেত্রে শারীরিক দক্ষতার পাশাপাশি মানসিক দক্ষতাও একটি বড় ব্যাপার। কেউ যদি মানসিকভাবে কাজ করতে অক্ষম হয়, তার কাছ থেকে কখনোই ভালো কাজ আশা করা যায় না। কার্য বিশ্লেষণে এই বিষয়টি সম্পর্কে স্পষ্টভাবে আলোচনা থাকে।

→ তত্ত্বাবধায়ক (Supervisor) : পদগুলো তত্ত্বাবধায়নের দায়িত্ব একজন ঊর্ধ্বতন কর্মকর্তার ওপর ন্যস্ত থাকে। তাই একজন তত্ত্বাবধায়কের অধীনে কোন কোন পদ আছে তা নির্দিষ্ট করতে হয়। পরিশেষে বলা যায়, কার্য বিশ্লেষণ হিউম্যান রিসোর্স ম্যানেজমেন্টের জন্য একটি গুরুত্বপূর্ণ বিষয়। এতে বিভিন্ন পদ্ধতি ও কৌশল ব্যবহার করা হয়ে থাকে। এছাড়াও কার্য বিশ্লেষণ ওপরে বর্ণিত বিভিন্ন পর্যায়ের ও প্রকারের হয়ে থাকে। এগুলোর সমন্বয় হলো একটি পূর্ণাঙ্গ কার্য বিশ্লেষণ ।

হিউম্যান রিসোর্স বিশ্লেষণের ধারণা (Concept of Human Resource Analysis)

প্রতিষ্ঠানের মূল চালিকা শক্তি হলো মানবসম্পদ বা হিউম্যান রিসোর্স। হিউম্যান রিসোর্সের কাজের বিশ্লেষণের জন্য প্রয়োজন হয় হিউম্যান রিসোর্স বিশ্লেষণ। এ বিশ্লেষণ হলো প্রতিষ্ঠানের হিউম্যান রিসোর্সের যাবতীয় দিক নিয়ে পর্যালোচনা করা। এর আওতাভুক্ত বিষয় হলো হিউম্যান রিসোর্সের বয়স, লিঙ্গ, তাদেরকে দেওয়া সুযোগ-সুবিধা, তাদের আবর্তনের হার, তাদের উপস্থিতি-অনুপস্থিতির বিষয় প্রভৃতি ।

তাই বলা যায়, প্রতিষ্ঠানের হিউম্যান রিসোর্সের কার্যক্ষেত্রের সাথে জড়িত বিভিন্ন দিক নিয়ে আলোচনা- পর্যালোচনাকে হিউম্যান রিসোর্স বিশ্লেষণ বলা যায়।

হিউম্যান রিসোর্স বিশ্লেষণের প্রকারভেদ (Types of Human Resource Analysis ) 

প্রতিষ্ঠানের প্রয়োজনে হিউম্যান রিসোর্সের বিভিন্ন দিক নিয়ে বিশ্লেষণ করা হয়ে থাকে। এই বিশ্লেষণের ধরন বা প্রকারভেদগুলো নিচে বর্ণনা করা হলো-

১. জনতত্ত্বগত বিষয় বিশ্লেষণ (Demographic analysis): এক্ষেত্রে হিউম্যান রিসোর্সের বয়স, লিঙ্গ, এলাকা, পারিবারিক অবস্থা প্রভৃতি বিষয় নিয়ে বিশ্লেষণ করা হয়।

২. নিয়ম-শৃঙ্খলা বিশ্লেষণ (Discipline analysis): প্রতিষ্ঠানের হিউম্যান রিসোর্সের নিয়ম-কানুন মেনে চলার পরিস্থিতি, তাদের শৃঙ্খলার বিষয়ে পর্যালোচনা করা হয়ে থাকে।

৩. প্রশিক্ষণ বিশ্লেষণ (Trainning analysis ) : হিউম্যান রিসোর্সের কাজের ধরনের ভিত্তিতে কী ধরনের প্রশিক্ষণ দেওয়া দরকার, কী কী প্রশিক্ষণ দেওয়া হয়েছে, কী বিষয়ে দেওয়া হবে; প্রদত্ত প্রশিক্ষণের কার্যকারিতা প্রভৃতি বিষয় সম্পর্কে বিশ্লেষণ করতে হয়।

৪. কর্মী সংগ্রহ ও নির্বাচন বিশ্লেষণ (Employee recruitment and selection analysis): হিউম্যান রিসোর্স কীভাবে সংগ্রহ করা হয় ও তাদের নির্বাচন পদ্ধতি কেমন, এগুলোর কার্যকারিতা, দুর্বলতা প্রভৃতি বিষয়ে বিশ্লেষণের প্রয়োজন হয়ে থাকে।

৫. বেতন ও অন্যান্য সুবিধা বিশ্লেষণ (Compensation and benefits analysis): হিউম্যান রিসোর্সকে দেওয়া বেতন ও অন্যান্য সুযোগ-সুবিধা বিশ্লেষণ করা হয়। এতে খেয়াল করা হয় উক্ত বিষয়গুলো কতটা ন্যায্য ও যুক্তিযুক্ত।

৬. উপস্থিতি-অনুপস্থিতি বিশ্লেষণ (Attendance analysis): কার্যক্ষেত্রে হিউম্যান রিসোর্সের উপস্থিতির হার, তাদের অনুপস্থিতির প্রবণতা প্রভৃতি বিশ্লেষণ করা হয়ে থাকে।

৭. হিউম্যান রিসোর্স আবর্তন বিশ্লেষণ (Human resource turnover analysis ) : প্রতিষ্ঠান ছেড়ে চলে যাওয়ার হারকে হিউম্যান রিসোর্স আবর্তন বলা হয়। এক্ষেত্রে বিশ্লেষণ করা হয় তাদের এই হার ঊর্ধ্বমুখী নাকি নিম্নমুখী; অভিজ্ঞ হিউম্যান রিসোর্স চলে যাচ্ছে নাকি অনভিজ্ঞরা।

৮. কার্যফল বিশ্লেষণ (Performance analysis): এক্ষেত্রে কর্মীদের কার্য সম্পাদনের অবস্থা বিশ্লেষণ করা হয়। এর মাধ্যমে তাদের কার্যফল কাঙ্ক্ষিত মানের নাকি ওপরে বা নিচে তা বিশ্লেষণ করে দেখা যায়। পরিশেষে বলা যায়, প্রতিষ্ঠানের হিউম্যান রিসোর্সকে সর্বোচ্চ মাত্রায় কাজে লাগানো এবং তাদের যোগ্যতা ও দক্ষতা সর্বোচ্চ মাত্রায় উন্নীতকরণের জন্য তাদের বিভিন্ন দিক নিয়ে বিশ্লেষণ করা হয়। এজন্য উপরিউক্ত ধরনের বিশ্লেষণ সচরাচর করা হয়ে থাকে।

দৈনন্দিন হাজিরা (Daily attendance): হিউম্যান রিসোর্স অফিসারকে প্রতিষ্ঠান বা প্রতিষ্ঠানের একেকটি ইউনিটের কর্মীদের হাজিরা গণনা করতে হয়। এক্ষেত্রে সপ্তাহে ছয় দিন কার্য দিবস ধরে হিসাব করা হয়। এতে প্রতিটি কর্মীর কার্য দিবস হবে ২৫ দিন বা ২৬ দিন। এজন্য হিউম্যান রিসোর্স সহকারী/নির্বাহীকে কর্মীদের হাজিরা বই বা উপস্থিতি পত্র থেকে তাদের হাজিরা গুনে দেখতে হয়। যেখানে সফটওয়্যারের মাধ্যমে বা কম্পিউটারভিত্তিক উপস্থিতি নেওয়া হয় সেখানে কম্পিউটারের রেকর্ড দেখে হাজিরা গণনা করতে হয়। আর, কম্পিউটারের সফটওয়্যারে গণনা পদ্ধতির অপশন থাকলে সেখান থেকে গণনার তথ্য সংগ্রহ করে পৃথকভাবে সংরক্ষণ করে রাখতে হবে। এভাবে পুরো প্রতিষ্ঠানের সকল কর্মীর হাজিরা বা ইউনিটভিত্তিক কর্মীর হাজিরা গণনা করতে হয়।

→ কর্মীদের কর্মঘন্টা ও অতিরিক্ত কর্মঘন্টা (Working hour and overtime working hour of employees): এক্ষেত্রে হিউম্যান রিসোর্স ব্যবস্থাপক বা তার সহকারীদেরকে কর্মীর দৈনিক, সাপ্তাহিক ও মাসিক কর্মঘণ্টা হিসাব করে দেখতে হয়। কর্মঘণ্টার ভিত্তিতে কোনো অতিরিক্ত কর্মঘণ্টা থাকলে তা হিসাব করা হয়। এজন্য কর্মীর কর্মক্ষেত্রে প্রবেশ হতে প্রস্থান পর্যন্ত সময়কে গণনায় নেওয়া হয়। এভাবে সপ্তাহের সব কর্ম দিবসের হিসাব করা হয়। উক্ত কর্মঘন্টা থেকে ন্যূনতম কর্মঘণ্টা বাদ দিয়ে অতিরিক্ত কর্মঘণ্টা বের করা হয় ।

ধরা যাক, 

একজন কর্মীর ২০২২ সালের মার্চ মাসের প্রথম সপ্তাহের কর্মঘণ্টার তথ্য নিম্নরূপ—

০৫.০৩.২০২২ (শনিবার). ........০৯ ঘণ্টা

০৬.০৩.২০২২ (রবিবার) ..............০৯ ঘণ্টা

০৭.০৩.২০২২ (সোমবার) ………..…১১ ঘণ্টা

০৮.০৩.২০২২ (মঙ্গলবার)… ………..১০ ঘণ্টা

০৯.০৩.২০২২ (বুধবার) ...........১১ ঘণ্টা

১০.০৩.২০২২ (বৃহস্পতিবার) .......০৮ ঘণ্টা

মোট = ৫৮ ঘণ্টা

তাহলে, এক্ষেত্রে শ্রম আইন অনুযায়ী একজন কর্মী ৬ × ৮ = ৪৮ ঘণ্টা কাজ করার কথা। তাহলে, উক্ত কর্মীর অতিরিক্ত কর্মঘণ্টা হবে (৫৮ ৪৮) = ১০ ঘণ্টা। ।

এভাবে হিউম্যান রিসোর্সের কর্মঘণ্টা ও অতিরিক্ত কর্মঘণ্টা গণনা করতে হয়

অনুপস্থিতি গণনা (Absence Counting): কর্মীরা বিভিন্ন কারণে কর্মক্ষেত্রে অনুপস্থিত থাকতে পারে। এজন্য হিউম্যান রিসোর্স নির্বাহী/ম্যানেজারকে এই অনুপস্থিতি গণনা করতে হয়। এক্ষেত্রে কর্মীদের উপস্থিতি পত্র হতে উপস্থিতি ও অনুপস্থিতির তথ্য সংগ্রহ করতে হয়। এর পর উক্ত পত্র/কম্পিউটার তথ্য হতে মাসের শুরু হতে শেষ পর্যন্ত অনুপস্থিতির সংখ্যা গণনা করতে হয়। এভাবে পুরো ইউনিটের কর্মী বা প্রতিষ্ঠানের সকল কর্মীর তথ্য সংগ্রহ করে সর্বমোট অনুপস্থিতির সংখ্যা বের করতে হয়।

জনতত্ত্ব গণনা (Demographic counting): জনতত্ত্ব হলো কর্মীদের মানবীয় বৈশিষ্ট্যগত বিষয়। এর অন্তর্ভুক্ত বিষয়গুলো হলো- কর্মীদের মধ্যকার পুরুষ ও মহিলার সংখ্যা, তাদের বয়স, বৈবাহিক অবস্থা প্রভৃতি। এজন্য কর্মীদের সার্বিক তথ্যমালা সংগ্রহ করতে হয়। এরপর জনতত্ত্বের প্রয়োজনীয় বিষয় নিয়ে ছক তৈরি করতে হয়। উক্ত ছকে কর্মীদের আইডি নম্বর ও নামের পাশে তাদের প্রয়োজনীয় তথ্য সন্বিবেশ করে ছকটি পূরণ করতে হয়।

→ শ্রমিক আবর্তন ( Employee turnover) : প্রতিষ্ঠান চলমান থাকে বা নিজের অবস্থানেই থাকে। আর কিছু লোক চলে যায় আবার কিছু লোক আসে। অনেক সময় কিছু কিছু লোককে বিদায় দিয়ে নতুন লোক নিতে হয়। এই বিদায় দেওয়া ও নতুন নেওয়ার বিষয়টিকে শ্রমিক আবর্তন বলে। অর্থাৎ, কী মাত্রায় কর্মী চলে যায় বা কর্মীকে চাকরিচ্যুত করা হয় এবং নতুন কর্মী নেওয়া হয় তাকে শ্রমিক আবর্তন বলা হয়।

হিউম্যান রিসোর্স বিশ্লেষণ বিষয়ক বিভিন্ন সূত্র (Formula for Human Resource Analysis)

প্রতিষ্ঠানে নিয়োজিত হিউম্যান রিসোর্সকে উন্নয়ন ও কাজে লাগানোর জন্য প্রয়োজন হিউম্যান রিসোর্সের কার্যফল মূল্যায়ন। এই কার্যফল মূল্যায়নের জন্য বিভিন্ন পর্যায়ে তাদের কাজ পরিমাপ করতে হয়। এসব প্রয়োজনে বিভিন্ন সূত্র ব্যবহার করা হয়। নিচে হিউম্যান রিসোর্স বিশ্লেষণ বিষয়ক বিভিন্ন সূত্র তুলে ধরা হলো-

→ শ্রমিক আবর্তনের হার (Employee turnover rate): কর্মীরা বিভিন্ন কারণে প্রতিষ্ঠানে ছেড়ে চলে যায়। এই চলে যাওয়া ও নতুন কর্মী আসার হারকে শ্রমিক আবর্তনের হার বলা হয়। এজন্য একটি সূত্র ব্যবহার করা হয়। সূত্রটি হলো—

শ্রমিক আবর্তনের হার =  চলে যাওয়া কর্মীর সংখ্যা কর্মীর গড় সংখ্যা/এক বছরে চলে যাওয়া কর্মীর সংখ্যা

অথবা, (বছরের শুরুতে কর্মীর সংখ্যা + বছরের শেষে কর্মীর সংখ্যা)/২

ধরা যাক, একটি প্রতিষ্ঠানে ২০২১ সালের শুরুতে কর্মীর সংখ্যা ছিল ২৫০ জন। বছরের বিভিন্ন সময়ে ২৪ জন কর্মী চাকরি ছেড়ে চলে গেছে। বছরের শেষে উক্ত প্রতিষ্ঠানে কর্মীর সংখ্যা দাঁড়ালো ৩৫০ জন। তাহলে উক্ত প্রতিষ্ঠানের শ্রমিক আবর্তনের হার হবে-

এক বছরে চলে যাওয়া কর্মীর সংখ্যা/(বছরের শুরুতে কর্মীর সংখ্যা + বছরের শেষে কর্মীর সংখ্যা)/২

= (২৫০ + ৩৫০) : ২ 28 x ১০০ = ৮%

= অর্থাৎ, উক্ত প্রতিষ্ঠানের শ্রমিক আবর্তনের হার হবে ৮%।

→ অনুপস্থিতি গণনা (Absence Counting) : প্রতিষ্ঠানের শ্রমিকদের কর্মক্ষেত্রে অনুপস্থিতির পরিমাণ কেমন, তাদের কাজে অনুপস্থিত থাকার প্রবণতা কোন পর্যায়ে তা পরিমাপের জন্য অনুপস্থিতি গণনা করা হয়। এক্ষেত্রে খুঁজে দেখা হয় যে, শ্রমিকরা পূর্ব ঘোষণাকৃত ছুটির বাইরেও তারা কী পরিমাণ ছুটি কাটায়। অনুপস্থিতির হার গণনার ক্ষেত্রে দু'ধরনের পদ্ধতি/ভিত্তি ব্যবহার করা যায়। যথা-

নির্ধারিত ছুটির বাইরে নেওয়া ছুটির মোট দিনের সংখ্যা/মোট কর্মীর সংখ্যা

১. কর্মীর সংখ্যার ভিত্তিতে অনুপস্থিতির হার = ধরা যাক, প্রতিষ্ঠানে মোট শ্রমিকের সংখ্যা ১০০ জন। সারা বছরে ঘোষিত ছুটির বাইরে কাটানো ছুটির পরিমাণ ২০০ দিন। তাহলে-

শ্রমিকের অনুপস্থিতির হার =  নির্ধারিত ছুটির বাইরে নেওয়া ছুটির মোট দিনের সংখ্যা মোট কর্মীর সংখ্যা - দিন / ২ দিন অর্থাৎ, ছুটির তালিকার বাইরে একেকজন কর্মী গড়ে বছরে ২ দিন ছুটি কাটিয়েছে। ছুটির তালিকা বহির্ভূত ছুটি

২. সময়ের ভিত্তিতে অনুপস্থিতির হার = ছুটির তালিকা বহির্ভূত ছুটি/মোট সময় × ১০০

→ জনতত্ত্ব গণনা ( Demographic Counting) : প্রতিষ্ঠানে নিয়োজিত লোকবলের/হিউম্যান রিসোর্সের মানবীয় বিভিন্ন দিক এখানে বিশ্লেষণ করা হয়। এর অন্তর্ভুক্ত হলো-

বয়স;

লিঙ্গ;

জাতি-গোষ্ঠী

ধর্ম এলাকা;

আয়ের স্তর;

চাকরির ধরন;

শিক্ষার স্তর প্রভৃতি ।

ওপরের বিষয়গুলোকে সংশ্লিষ্ট ইউনিটের মোট কর্মীর সাথে তুলনা করে মানবসম্পদের বিভিন্ন দিক বিশ্লেষণ করা হয়ে থাকে।

ধরা যাক, কোনো ইউনিটের মোট শ্রমিকের সংখ্যা ১০০ জন। এর মধ্যে মহিলা শ্রমিকের সংখ্যা ২৫ জন। তাহলে মহিলা শ্রমিকের হার হবে—

মহিলা শ্রমিকের সংখ্যা/মোট শ্রমিকের সংখ্যা = ২৫ /১০০ x ১০০ = ২৫% । 

অর্থাৎ, উক্ত ইউনিটে মহিলা শ্রমিকের হার ২৫%।